Deutsche Verkehrs-Zeitung: Der nächste Skandal kommt bestimmt! - Ein AFC-Beitrag

Der nächste Skandal kommt bestimmt!

Logistikunternehmen tragen zur  Lebensmittelsicherheit  bei - und brauchen deshalb einen Krisenmasterplan

Lebensmittellogistiker gelten wie die Hersteller und Händler der Branche als Lebensmittelunternehmen. Folglich müssen sie ihren Teil zur Gewährleistung von Lebensmittelsicherheit beitragen. Die Logistikbranche sitzt nicht nur bei Themen wie lückenloser Rückverfolgbarkeit mit Herstellern und Händlern in einem Boot. Um auch im Krisenfall als verlässlicher Partner zu dienen, gilt es, in Friedenszeiten ein System aufzubauen, das am Tag X hilft, die Situation bestmöglich zu bewältigen. Dazu bietet sich zunächst ein Leitfaden an, der unter anderem folgende Punkte abdecken sollte: Definition von Verantwortlichkeiten und Aufgabenverteilung im Krisenstab   Abbildung erforderlicher interner und externer Schritte im Krisen management Grundlagen zum Umgang mit relevanten Anspruchsgruppen Mitgeltende Dokumente wie Kontaktdaten, Vorlagedokumente, Checklisten Nach dem Informationseingang über einen möglichen Krisenfall sollten Unternehmen den Sachverhalt auf Wahrheitsgehalt und Relevanz prüfen. Dies umfasst im Rahmen der internen Ursachenanalyse die Überprüfung vorhandener Dokumente wie Reinigungsprotokolle, Temperaturaufzeichnungen, Wareneingangs- und -ausgangskontrolle. Weiterhin ist eine Rückverfolgbarkeit umzusetzen, um den Transport- und Distributions prozess umfassend abzubilden und die betroffene Produktcharge eindeutig abzugrenzen. Die Bewertung einer Situation nach ihren möglichen Risiken stellt den schwierigsten Punkt im Krisenmanagement dar. Denn häufig werden die Risiken im Sinne einer möglichen Gesundheitsgefahr für den Verbraucher vorgenommen. Weitere Faktoren für eine umfassende Bewertung zur Ableitung angemessener Maßnahmen, wie der medialen, rechtlichen, ökonomischen und sozialen/ökologischen Risiken, werden in den wenigstens Fällen einbezogen.  Die Folge ist, dass ein Krisenfall und die daraus entstehenden Konsequenzen für das Unternehmen (und die Branche) nicht sachgerecht eingestuft werden. Aus dieser unzulänglichen Risikobewertung folgen unangemessene Managementmaßnahmen, die sich bis hin zu schwerwiegenden Krisensituationen mit hohen finanziellen und reputativen Verlusten entwickeln können. Gerade in Zeiten von medialen Skandalen kann der größere Schaden für ein Unternehmen durch negative Meldungen entstehen, die nicht unbedingt auf faktischen Gefährdungen der Verbraucher beruhen müssen. Daher gilt es, unternehmensspezifische Kriterien zur Risikobewertung festzulegen, die über die rechtlichen Verpflichtungen hinausgehen.

Kooperativer Umgang mit Behörden

Ein weiterer kritischer Punkt im Krisenmanagement ist der angemessene Zeitpunkt zur Kontaktaufnahme mit dem verantwortlichen Behördenvertreter. Zunächst ist dabei die bestehende Rechtslage, vor allem die Artikel 14 und 19 der EU-Basis-Verordnung zu beachten, die eine "unverzügliche" Information der Behörde bei einer möglichen Gesundheitsgefahr des Verbrauchers vorschreibt. Dabei sollte auf einen offenen und kooperativen Umgang geachtet werden. Denn es kann sich positiv auswirken, wenn ein Unternehmen auf die Behörde zugeht und proaktiv relevante Informationen, zum Beispiel aus der Sachverhaltsanalyse und Risikobewertung, sowie einen eigens erstellten Maßnahmenplan unmittelbar vorlegt. Das gilt vor allem dann, wenn ein Problem über die Behörde an das Unternehmen herangetragen wird. Viele Verantwortliche in Unternehmen der Lebensmittelbranche haben nur wenig Erfahrung mit Krisenfällen und sind daher verunsichert, wenn "unsichere Lebensmittel" identifiziert werden und Behörden informiert werden müssen. Umso wichtiger ist die Kontaktpflege zwischen Unternehmen und Behörden in Friedenszeiten, so dass sich die Verantwortlichen nicht erst im Krisenfall kennenlernen.

Medienkontakte pflegen

Im Falle von Produkt- oder Reputationskrisen ist ein angemessener Umgang mit der Öffentlichkeit notwendig. Das gilt vor allem in Zeiten medialer Skandalisierung und konfrontativer Medienberichterstattung. Daher gilt es, sich bereits in Friedenszeiten mit Statements, Vorlagen für Pressemitteilungen, möglichen FAQs und Factsheets zu potenziellen Risikothemen vorzubereiten und verlässliche Medienkontakte zu pflegen. Soweit der Kontakt mit der Öffentlichkeit nicht von einer externen Agentur übernommen wird, sollte ein Krisenstabsmitglied als Unternehmenssprecher definiert werden und regelmäßig ein Training zur Krisenkommunikation absolvieren.
? Unternehmen  sollten sich bereits  in Friedenszeiten mit  Statements, Vorlagen für Pressemitteilungen,  möglichen FAQs und  Factsheets zu potenziellen Risikothemen vorbereiten.

Autorin: Janina Bethscheider, Beraterin, AFC Risk & Crisis Consult

Quelle: DVZ, Nr. BLEB vom 03.02.2015